Văn phòng đại diện đang trở thành một xu hướng phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp, cả trong và ngoài nước, đặc biệt là trong bối cảnh kinh tế thị trường đang đối mặt với môi trường cạnh tranh khốc liệt. Mục tiêu chính của việc thiết lập văn phòng đại diện là mở rộng thị trường kinh doanh và tăng cường doanh số bán hàng.
Tuy nhiên, có nhiều cá nhân và doanh nghiệp không hiểu rõ về khái niệm văn phòng đại diện, cụ thể là chức năng và vai trò của nó là gì. Sự thiếu hiểu biết này có thể tạo ra những rủi ro tiềm ẩn đối với các doanh nghiệp.Trong bài viết của Gems office sẽ giải đáp cho bạn đầy đủ các chức năng và các vấn đề gặp phải khi mở văn phòng đại diện.
Vậy văn phòng đại diện là gì?
Theo Điều 45, Khoản 2 của Luật Doanh nghiệp 2014, văn phòng đại diện được xác định là một đơn vị doanh nghiệp có trách nhiệm đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện phải tuân theo các quy định của pháp luật.
Nói một cách đơn giản, văn phòng đại diện không có quyền trực tiếp tham gia kinh doanh và ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác trừ khi được ủy quyền từ trụ sở chính của doanh nghiệp. Mọi hoạt động liên quan đến kê khai thuế và xuất hóa đơn đều do trụ sở chính của doanh nghiệp quản lý.
Với chủ sở hữu chỉ cần một địa chỉ hợp pháp để thuận tiện trong giao dịch với đối tác mà không muốn thực hiện các hoạt động kinh doanh có lợi nhuận, việc thành lập văn phòng đại diện được coi là giải pháp thích hợp nhất.
Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Chức năng của văn phòng đại diện được quy định cụ thể tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:
Đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện có thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ sau đây theo ủy quyền của doanh nghiệp:
- Nhận thông báo, khai báo và thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật;
- Ký kết các hợp đồng, thỏa thuận với các tổ chức, cá nhân theo ủy quyền của doanh nghiệp;
- Theo dõi, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Thực hiện các dịch vụ cho doanh nghiệp theo ủy quyền.
- Tìm hiểu thị trường, cung cấp thông tin cho doanh nghiệp. Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin về thị trường, tình hình kinh doanh, đối thủ cạnh tranh,… để hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
Tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi với các đối tác. Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động liên lạc, giao dịch với các đối tác, khách hàng tiềm năng để mở rộng thị trường, tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh.
Như vậy, chức năng của văn phòng đại diện chủ yếu là đại diện cho doanh nghiệp tại địa phương, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh.
Đọc thêm:
Những câu hỏi thường gặp với văn phòng đại diện.
Người đứng đầu văn phòng đại diện
Người đứng đầu văn phòng đại diện do công ty mẹ quyết định bổ nhiệm. Người này có thể là giám đốc, thành viên hoặc cổ đông góp vốn của công ty mẹ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện là điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của văn phòng đại diện.
Các bộ phận chuyên môn
Tùy theo quy mô và chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đại diện, công ty mẹ có thể quyết định thành lập các bộ phận chuyên môn phù hợp, bao gồm:
- Bộ phận hành chính – tổng hợp
- Bộ phận marketing – xúc tiến thương mại
- Bộ phận nghiên cứu thị trường
- Bộ phận dịch vụ khách hàng
- Các bộ phận khác theo nhu cầu của văn phòng đại diện
- Người đứng đầu văn phòng đại diện
Người đứng đầu văn phòng đại diện là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với hoạt động của văn phòng đại diện. Người đứng đầu văn phòng đại diện có các quyền và nghĩa vụ sau:
- Đại diện cho văn phòng đại diện trong các giao dịch với bên thứ ba
- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo ủy quyền của công ty mẹ
Con dấu của văn phòng đại diện
Theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện không bắt buộc phải có con dấu. Tuy nhiên, để tăng tính chuyên nghiệp và uy tín, văn phòng đại diện có thể quyết định làm con dấu.
Khi làm con dấu, văn phòng đại diện cần lưu ý về hình thức, kích thước, nội dung con dấu theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, văn phòng đại diện cần thực hiện thủ tục công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Vốn điều lệ của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân nên không có vốn điều lệ. Công ty mẹ chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của văn phòng đại diện, bao gồm cả việc chi trả các chi phí hoạt động và nộp thuế môn bài.
Chế độ hạch toán của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không phát sinh thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng đại diện vẫn phải thực hiện kê khai, khấu trừ, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương, tiền công của nhân viên.
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên thực hiện hạch toán phụ thuộc theo công ty mẹ. Văn phòng đại diện không được xuất hóa đơn, không phát hành hóa đơn.
Đọc thêm:
Hạch toán chi phí thuê văn phòng: 7 Cách Hạch Toán Hiệu Quả Nhất Cho Doanh Nghiệp
Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Văn phòng đại diện phải có địa chỉ trụ sở chính rõ ràng, cụ thể.
- Văn phòng đại diện phải có người đứng đầu là người có đủ năng lực hành vi dân sự và đáp ứng các yêu cầu theo quy định của pháp luật.
- Văn phòng đại diện phải có con dấu (nếu có).
- Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục đăng ký thành lập tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Giải đáp các câu các vấn đề về văn phòng đại diện
Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?
Khi đối mặt với quyết định nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh cho công ty, quyết định này thường phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.
Nếu mục đích chính của công ty là tạo ra đơn vị đại diện để tăng cường mối quan hệ với khách hàng, quảng bá sản phẩm mà không có kế hoạch thu lợi trực tiếp, thì việc thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn hợp lý.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp mong muốn có đơn vị kinh doanh độc lập, có khả năng thu lợi trực tiếp từ hoạt động kinh doanh, thì quyết định mở chi nhánh là phù hợp. Chi nhánh cho phép đơn vị phụ thuộc thực hiện kinh doanh trực tiếp với khách hàng.
Lập bao nhiêu văn phòng đại diện, không có hạn chế cụ thể.
Doanh nghiệp có quyền lập vô số văn phòng đại diện và chi nhánh, cả trong và ngoài nước, phù hợp với chiến lược và quy mô phát triển của họ.
Văn phòng đại diện có quyền ký hợp đồng không?
Văn phòng đại diện chỉ có thể thực hiện các hành động nằm trong phạm vi quyền hạn của mình, chẳng hạn như thay mặt công ty ký kết các hợp đồng phục vụ cho nhu cầu cụ thể của văn phòng như thuê mặt bằng, mua trang thiết bị, hoặc ký hợp đồng lao động để phục vụ công việc tại văn phòng.
Đọc thêm:
Tuy nhiên, đối với các hợp đồng kinh tế không thuộc chức năng cụ thể của Văn phòng đại diện, nó không có quyền và không nên tham gia ký kết. Những hoạt động kinh tế như ký hợp đồng buôn bán, dịch vụ nằm ngoài phạm vi chức năng của Văn phòng đại diện và phải được thực hiện bởi công ty mẹ hoặc các đơn vị có thẩm quyền khác của doanh nghiệp.
