Việc tìm kiếm văn phòng để thuê đòi hỏi nhiều sự chuẩn bị, đặc biệt khi đi xem văn phòng thực tế. Việc đến tham quan một bất động sản không chỉ đơn thuần là xem qua vị trí hay diện tích, mà còn là đợt khởi đầu cho quyết định đầu tư lâu dài, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và hình ảnh doanh nghiệp. Dưới đây là checklist chi tiết những vật dụng và bài toán cần mang theo khi đi xem văn phòng, giúc bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
1. Thiết bị đo lường: thước cuộn, la bàn
Mang theo thước cuộn (thước rút) là cần thiết để đo độ dài, rộng của các khu vực quan trọng: khu làm việc chính, phòng họp, pantry, kho bảo quản thiết bị…
- Đo cụ thể giúp dự trù thiết kế nội thất, sắp xếp văn phòng
- Biết rõ có thể đặt đủ được bao nhiêu chỗ ngồi làm việc, bàn họp, tủ hồ sơ…
Kèm theo la bàn điện tử cũng là một công cụ hay, để biết hướng văn phòng (tây, đông, nam, bắc), từ đó đánh giá ánh sáng tự nhiên.
2. Sổ tay và bút ghi chép
Việc tham quan nhiều văn phòng trong cùng một ngày dễ khiến bạn bị quên những chi tiết quốc trong. Mang theo sổ tay (hoặc dùng app note trên điện thoại) để ghi lại:
- Tên toà nhà, địa chỉ, tổng diện tích
- Mặt độ ốn ào, mức độ thoáng, hệ thống ánh sáng
- Ấn tượng vối lên tốa nhà, bãi đỗ xe, lối đi
- Cảm nhận chung: chân thành, cở sở chăm sóc, tiện nghi hay thiếu chuẩn…
Những chi tiết này rất cần thiết khi so sánh các lựa chọn sau khi tham quan.
3. Danh sách câu hỏi quan trọng
Chuẩn bị sẵn danh sách câu hỏi trước khi đi xem văn phòng sẽ giúc buổi tham quan trở nên chủ động và đạt hiệu quả cao. Các câu hỏi nên bao gồm:
- Chi phí thuê và các phụ phí khác (quản lý, điện, nước…)
- Thời gian thuê linh hoạt hay cố định?
- Có cho phép thay đổi nội thất văn phòng không?
- Hỗ trợ đỗ xe, an ninh toà nhà, lền tòa, thang máy…
- Lịch làm việc: tòa nhà hoạt động 24/7 hay theo giờ hành chính?
Việc có danh sách sẵn sàng giúc bạn không bỏ sót điểm mm m\u1e5u thuộc khi quyết định.
4. Thiết bị ghi hình: điện thoại hoặc máy ảnh
Chụp hình các khu vực khác nhau trong văn phòng để dễ ghi nhớ:
- Mặt trước văn phòng, logo tòa nhà (nếu có)
- Lối vào, thang máy, khu vực chung
- Diện tích trong phòng: cửa sổ, sàn, tường, trần, ánh sáng
- Các khu vực phụ: pantry, WC, khu vực hội họp (nếu có)
Hình ảnh là tài liệu tham chiếu rất hữu ích khi cân nhắc lựa chọn sau này, nhất là khi đội ngũ có nhiều người tham gia ra quyết định.
5. Bản vẽ layout tham chiếu (nếu có)
Nếu startup bạn đang sử dụng dựng mô hình hoặc layout mặt bằng văn phòng lý tưởng, hãy mang theo để:
- So sánh để xem có thể thiết kế gần nhất với nhu cầu
- Đánh giá khả năng bố trí phù hợp với số lượng nhân sự
- Gớp ý trực tiếp với bên cho thuê hoặc thiết kế
Layout không cần quá chi tiết, chỉ cần thể hiện sơ bộ không gian mong muốn để đối chiếu.
6. Giấy tờ doanh nghiệp (bản sao)
Trong trường hợp bạn quyết định đặt cọc hoặc ký hợp đồng nguyên tắc, hãy mang theo:
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh
- CMT/CCCD của người đại diện pháp luật hoặc người đi xem văn phòng
Tài liệu này giúc tiến trình làm việc nhanh chóng hơn, đặc biệt khi văn phòng đó được nhiều doanh nghiệp quan tâm.
7. Danh sách tiêu chí đánh giá văn phòng
Chuẩn bị một danh sách tiêu chí để chấm điểm mỗi văn phòng sau khi xem:
- Giao thông: dễ đi lại, gần bus, khu trung tâm?
- Bãi đỗ xe: đủ chỗ, an toàn?
- An ninh: camera, lễnh ra vào?
- Tiện ích chung: WC, thang máy, khu vực sinh hoạt?
- Ánh sáng, thoáng đãng, ốn ào?
- Chi phí: hợp lý hay cao hơn mặt bằng?
Bảng tiêu chí rõ ràng giúc dễ dàng ra quyết định có nên xem lại văn phòng đó lần hai hay chốt hợp đồng.