Văn phòng không chỉ là nơi làm việc đơn thuần, mà còn là nơi thể hiện bản sắc thương hiệu, thu hút nhân tài và tạo dựng một môi trường làm việc hiệu quả. Việc lựa chọn loại văn phòng phù hợp là một quyết định rất quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp sau này.
Hiện nay có hai loại hình văn phòng phổ biến nhất là văn phòng trọn gói và không gian làm việc linh hoạt, vậy hai loại văn phòng này này có những ưu và nhược điểm gì, phù hợp với đối tượng nào? Trong bài viết này Gems Office sẽ giúp bạn phân tích những ưu và nhược điểm của từng loại văn phòng.
Khái niệm văn phòng dịch vụ trọn gói và không gian làm việc linh hoạt là gì?
Văn phòng trọn gói (Serviced Office) là loại hình văn phòng cho thuê được trang bị đầy đủ nội thất, thiết bị và dịch vụ văn phòng đi kèm như: internet, điện nước, lễ tân, bảo vệ… Doanh nghiệp chỉ cần mang máy tính xách tay đến và làm việc ngay lập tức mà không cần phải suy nghĩ gì.
không gian làm việc linh hoạt (Flexible Office) là loại hình văn phòng cho thuê theo nhu cầu, có thể là theo giờ, theo ngày hoặc theo tháng.
So sánh văn phòng trọn gói và không gian làm việc linh hoạt
So sách chi phí
| Đặc điểm | Văn phòng dịch vụ trọn gói | Không gian làm việc linh hoạt |
| Chi phí thuê văn phòng theo diện tích | Giá thuê thường tính theo m2, bao gồm tất cả các tiện nghi và dịch vụ | Giá thuê thường tính theo giờ, ngày hoặc tháng, chỉ bao gồm không gian làm việc cơ bản |
| Các chi phí phụ khác (điện nước, bảo trì, dịch vụ…) | Thường đã được bao gồm trong giá thuê | Người thuê có thể phải trả thêm các chi phí này, tùy thuộc vào điều khoản của hợp đồng |
| Mức tiết kiệm tiềm năng | Có thể tiết kiệm chi phí nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều tiện nghi và dịch vụ | Có thể tiết kiệm chi phí nếu doanh nghiệp chỉ cần không gian làm việc cơ bản và không sử dụng nhiều tiện nghi |
Có thể lấy ví dụ như sau:
Ví dụ:
Một doanh nghiệp cần thuê 100m2 văn phòng trong một năm.
Văn phòng trọn gói: Giá thuê 20$/m2/tháng, bao gồm tất cả các tiện nghi và dịch vụ. Tổng chi phí trong một năm: 20$ x 100m2 x 12 tháng = 24.000$.
không gian làm việc linh hoạt: Giá thuê tùy theo mục đích thời gian sử dụng, được tính theo ngày, theo giờ nên giá thuê cũng rất linh hoạt.
Nếu doanh nghiệp cần sử dụng nhiều tiện nghi và dịch vụ, thì văn phòng trọn gói sẽ tiết kiệm chi phí hơn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chỉ cần không gian làm việc cơ bản, thì không gian làm việc linh hoạt sẽ tiết kiệm chi phí hơn.
So sánh về tiện ích
| Tiện ích | Văn phòng dịch vụ trọn gói | Không gian làm việc linh hoạt |
| Phòng họp | Có sẵn, đầy đủ trang thiết bị | Có thể có, tùy vào địa điểm |
| Phòng chờ | Có sẵn, thiết kế sang trọng | Có thể có, thiết kế đơn giản |
| Khu vực pantry | Có sẵn, đầy đủ tiện nghi | Có thể có, trang bị cơ bản |
| Khu vực thư giãn | Có thể có | Ít phổ biến |
| Lễ tân | Có sẵn, hỗ trợ tiếp khách, quản lý ra vào | Có thể có, hỗ trợ cơ bản |
| Bảo vệ | Có sẵn, 24/7 | Có thể có, thời gian hạn chế |
| Dọn dẹp vệ sinh | Miễn phí | Tính phí |
| Dịch vụ văn phòng khác (gửi xe,…) | Miễn phí hoặc tính phí | Tính phí |
| Internet | Miễn phí, tốc độ cao | Miễn phí, tốc độ có thể thấp hơn |
| Điện nước | Miễn phí | Tính theo giá điện nước nhà nước |
| Máy lạnh | Miễn phí | Tính theo giờ sử dụng |
| Bàn ghế làm việc | Miễn phí, hiện đại | Miễn phí, có thể đơn giản hơn |
| Máy in, photo | Miễn phí | Tính phí sử dụng |
So sánh về quy mô văn phòng, độ linh hoạt
| Tiêu chí | Văn phòng dịch vụ trọn gói | Không gian làm việc linh hoạt |
| Quy mô văn phòng | Thường có diện tích lớn, phù hợp với doanh nghiệp từ 10 người trở lên | Có nhiều lựa chọn diện tích, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp |
| Độ linh hoạt | Thấp, thường yêu cầu ký hợp đồng dài hạn (1-3 năm) | Cao, có thể thuê theo tháng, quý hoặc thậm chí theo ngày |
| Khả năng mở rộng | Dễ dàng mở rộng diện tích khi cần thiết | Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp diện tích theo nhu cầu |
| Tính tùy chỉnh | Ít, thường chỉ có thể thay đổi nội thất cơ bản | Cao, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp |
| Phù hợp với | Doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian và chi phí setup văn phòng, doanh nghiệp có quy mô lớn | Freelancer, doanh nghiệp cần mở văn phòng tạm thời, doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí |
Đọc thêm:
Kinh nghiệm khi thuê văn phòng trọn gói Thanh Xuân
Việc lựa chọn một văn phòng để phù hợp với công ty, phù hợp với văn hóa là một quyết định rất quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp sau này, Vì vậy bạn đang quan tâm đến hai loại hình văn phòng trọn gói và không gian làm việc linh hoạt thì trong bài viết này đã phân tích so sánh những lợi thế của từng loại hình văn phòng trên.
Hy vọng những phân tích trên sẽ giúp bạn có được sự lựa chọn sáng suốt cho ngồi nhà thứ hai của minh, hãy cân nhắc kĩ các yêu cầu cũng như tài chính quy mô của công ty mình để lựa chọn một mô hình phù hợp.