Quyết định về diện tích văn phòng cần thuê đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến không chỉ sự thoải mái mà còn đến hiệu suất làm việc. Số lượng nhân viên, loại công việc, và chiến lược phát triển của doanh nghiệp là những yếu tố quyết định.
Một số doanh nghiệp tập trung vào tối ưu hóa không gian, trong khi những doanh nghiệp khác đặt trọng điểm vào không gian làm việc thoải mái để khuyến khích sự sáng tạo và tương tác giữa nhân viên.
Vì vậy, câu hỏi “Cần thuê văn phòng có diện tích bao nhiêu là đủ?” nên được gems office xem xét kỹ lưỡng, tư vấn phản ánh đúng chiến lược phát triển và nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
Xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng như thế nào?
Xác định nhu cầu sử dụng
Bước đầu tiên là xác định nhu cầu sử dụng diện tích văn phòng của doanh nghiệp. Điều này phụ thuộc vào các yếu tố sau:
Số lượng nhân viên: Số lượng nhân viên là yếu tố chính quyết định diện tích văn phòng. Mỗi nhân viên cần có diện tích tối thiểu để làm việc, lưu trữ tài liệu và các thiết bị cần thiết.
Diện tích văn phòng theo số lượng nhân viên
Loại hình doanh nghiệp: Loại hình doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến diện tích văn phòng. Ví dụ, các doanh nghiệp sản xuất cần nhiều diện tích hơn các doanh nghiệp dịch vụ.
Chức năng của các phòng ban: Diện tích của các phòng ban khác nhau sẽ khác nhau tùy thuộc vào chức năng của từng phòng ban. Ví dụ, phòng họp cần diện tích lớn hơn phòng làm việc của nhân viên.
Cách tính diện tích văn phòng dựa theo số người được tính theo công thức sau:
Diện tích văn phòng = Số lượng nhân viên x Diện tích tiêu chuẩn/người
Trong đó:
Số lượng nhân viên là số lượng nhân viên hiện tại hoặc dự kiến của doanh nghiệp.
Diện tích tiêu chuẩn/người là diện tích tối thiểu cần thiết cho mỗi nhân viên để làm việc, lưu trữ tài liệu và các thiết bị cần thiết.
Diện tích tiêu chuẩn/người thường được tính theo các mức sau:
5 – 6 m2/người: Đây là mức tiêu chuẩn cơ bản, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa
7 – 10 m2/người: Đây là mức tiêu chuẩn cao hơn, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có nhu cầu tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, hiện đại.
Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể điều chỉnh diện tích tiêu chuẩn/người tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính của mình.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp có 50 nhân viên và áp dụng tiêu chuẩn diện tích 6 m2/người, thì diện tích văn phòng cần thiết sẽ là:
Diện tích văn phòng = 50 nhân viên x 6 m2/người = 300 m2
Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến diện tích văn phòng
Ngoài các yếu tố trên, còn có một số yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến diện tích văn phòng, bao gồm:
Hệ thống kỹ thuật: Hệ thống kỹ thuật, bao gồm hệ thống điện, nước, điều hòa, thông tin liên lạc,… cũng chiếm một phần diện tích văn phòng.
Tiện ích: Văn phòng cần có đầy đủ tiện ích cần thiết như thang máy, bãi đỗ xe,… cũng chiếm một phần diện tích văn phòng.
Cách bố trí nội thất: Cách bố trí nội thất cũng ảnh hưởng đến diện tích văn phòng. Nếu bố trí nội thất hợp lý, có thể tận dụng được tối đa diện tích văn phòng.
Xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng
Sau khi đã xác định nhu cầu sử dụng và các yếu tố ảnh hưởng đến diện tích văn phòng, doanh nghiệp có thể xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng.
Tiêu chuẩn này cần được thể hiện trong hợp đồng thuê văn phòng hoặc quy định nội bộ của doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn diện tích văn phòng cần đảm bảo các yếu tố sau:
Cụ thể: Tiêu chuẩn cần được thể hiện cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu.
Thực tế: Tiêu chuẩn cần phù hợp với nhu cầu sử dụng và khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Linh hoạt: Tiêu chuẩn cần linh hoạt, có thể thay đổi phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Kiểm tra và điều chỉnh tiêu chuẩn diện tích văn phòng
Sau khi đã xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng, doanh nghiệp cần kiểm tra và điều chỉnh định kỳ để đảm bảo tiêu chuẩn này phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Việc xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng là một công việc quan trọng, đòi hỏi sự cẩn trọng và cân nhắc kỹ lưỡng. Doanh nghiệp cần lưu ý các bước trên để xây dựng được một tiêu chuẩn phù hợp và hiệu quả.
