Thuê văn phòng không chỉ là việc chọn một nơi để làm việc — mà là quyết định chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh, chi phí vận hành và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Trước khi đặt bút ký hợp đồng, dưới đây là 5 yếu tố quan trọng mà Gems Office khuyên bạn nên kiểm tra thật kỹ để tránh rủi ro và tối ưu giá trị đầu tư.
Kiểm tra pháp lý và uy tín tòa nhà
Đây là bước đầu tiên nhưng cũng là yếu tố quan trọng nhất.
Hãy đảm bảo rằng:
- Chủ tòa nhà hoặc đơn vị cho thuê có đầy đủ giấy tờ pháp lý (sổ hồng, giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…).
- Kiểm tra xem đơn vị vận hành có chuyên nghiệp, có uy tín trên thị trường hay không.
Tip từ Gems Office: Một tòa nhà được quản lý chuyên nghiệp sẽ luôn có quy trình hợp đồng rõ ràng, minh bạch về giá thuê và phí dịch vụ – điều giúp doanh nghiệp yên tâm trong suốt quá trình hợp tác.
Xem xét kỹ diện tích sử dụng thực tế
Nhiều doanh nghiệp thường chỉ nhìn vào con số “diện tích cho thuê” mà quên mất phần diện tích sử dụng thực tế (không tính hành lang, khu chung…).
Hãy yêu cầu bên cho thuê cung cấp mặt bằng chi tiết và diện tích đo thực tế, để tránh hiểu nhầm khi tính chi phí thuê.
Tại Gems Office: Các văn phòng đều có diện tích linh hoạt (từ 30m² đến hơn 200m²), phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp và được tối ưu công năng ngay từ khâu thiết kế.
Kiểm tra hệ thống kỹ thuật và tiện ích nội khu
Một văn phòng hiện đại không chỉ cần đẹp mà còn phải hoạt động ổn định, an toàn và tiện nghi.
Hãy kiểm tra:
- Hệ thống điện – điều hòa – chiếu sáng
- Thang máy, bãi gửi xe, an ninh 24/7
- Tiện ích chung như pantry, phòng họp, khu nghỉ mini, nhà vệ sinh sạch sẽ
Điểm cộng của Gems Office: Tất cả văn phòng đều được setup sẵn hạ tầng hiện đại, có thể làm việc ngay mà không cần cải tạo, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian & chi phí ban đầu.
Đọc kỹ các điều khoản hợp đồng và chi phí phát sinh
Hợp đồng thuê văn phòng thường có nhiều điều khoản về phí dịch vụ, thuế VAT, thời hạn thuê, chi phí bảo trì hoặc phạt vi phạm.
Trước khi ký, doanh nghiệp nên:
- Yêu cầu bản hợp đồng mẫu để xem trước
- Xác định rõ các khoản phí cố định và phụ phí
- Đàm phán điều khoản gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng sớm
Gems Office luôn đảm bảo: Chính sách thuê minh bạch – không phụ phí ẩn, đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian thuê.
Đánh giá khả năng mở rộng và hình ảnh doanh nghiệp
Một không gian làm việc không chỉ để “đủ chỗ ngồi” mà còn cần phản ánh đúng tinh thần và tầm vóc thương hiệu.
Hãy chọn văn phòng có khả năng mở rộng linh hoạt, dễ dàng nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển.
Tại Gems Office: Không gian được thiết kế đa dạng mô hình, từ văn phòng nhỏ cho startup đến sàn lớn cho doanh nghiệp quy mô 50–100 nhân sự — giúp doanh nghiệp phát triển bền vững mà không cần đổi địa chỉ liên tục.
Tổng kết
Một hợp đồng thuê văn phòng “thông minh” bắt đầu từ việc kiểm tra kỹ lưỡng và lựa chọn đúng đối tác.
