Tìm một văn phòng cho thuê giá tốt không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu không gian làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ và startup thường bỏ lỡ những cách đơn giản nhưng hiệu quả để thuê được văn phòng với chi phí hợp lý. Dưới đây là 7 bí quyết ít người biết mà bạn có thể áp dụng ngay.
Xác định nhu cầu và ngân sách rõ ràng
Trước khi bắt đầu tìm kiếm, việc hiểu rõ nhu cầu sử dụng văn phòng là bước quan trọng nhất. Bạn cần xác định:
Diện tích cần thuê, số lượng nhân viên hiện tại và dự kiến trong 1–2 năm tới
Loại hình văn phòng (co-working, serviced office hay tòa nhà truyền thống)
Ngân sách tối đa cho chi phí thuê hàng tháng
Khi có thông tin cụ thể, bạn sẽ dễ dàng lọc các lựa chọn phù hợp và tránh bị “vượt quá ngân sách” khi thương lượng.
Tận dụng mạng lưới cá nhân và giới thiệu
Thông qua người quen, đối tác hoặc cộng đồng doanh nghiệp, bạn có thể nhận được những thông tin văn phòng chưa được quảng cáo rộng rãi. Đây thường là những cơ hội có giá thuê tốt hơn thị trường.
Đặc biệt, các nền tảng như LinkedIn, hội nhóm Facebook chuyên về bất động sản hoặc cộng đồng startup cũng là nguồn thông tin đáng giá.
Lựa chọn thời điểm thuê hợp lý
Giá thuê văn phòng thường dao động theo mùa và tình hình cung cầu. Một số thời điểm trong năm, chủ nhà có nhu cầu cho thuê cao nhưng ít người tìm, ví dụ: đầu năm học, cuối quý, hoặc khi nhiều doanh nghiệp vừa kết thúc hợp đồng.
Nếu bạn linh hoạt về thời gian, hãy thương lượng để nhận ưu đãi về giá hoặc miễn phí dịch vụ quản lý.
Tìm các tòa nhà mới hoặc co-working space
Các tòa nhà mới hoặc văn phòng chia sẻ (co-working) thường cung cấp các gói ưu đãi hấp dẫn để thu hút khách thuê ban đầu. Những gói này có thể bao gồm:
Miễn phí dịch vụ quản lý
Giảm giá thuê vài tháng đầu
Hỗ trợ thiết kế nội thất cơ bản
Ví dụ, tại Gems Office, nhiều doanh nghiệp nhỏ và startup đã tìm thấy văn phòng phù hợp với chi phí tối ưu, không gian hiện đại và tiện ích đầy đủ.
Đàm phán điều khoản hợp đồng
Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào giá thuê hàng tháng, nhưng điều khoản hợp đồng cũng ảnh hưởng đến chi phí tổng. Một số điểm cần lưu ý:
Thời hạn thuê linh hoạt
Chi phí dịch vụ, điện nước, quản lý
Quyền gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng sớm
Kỹ năng đàm phán hợp đồng tốt giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí dài hạn.
Sử dụng dịch vụ môi giới uy tín
Một môi giới chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiếp cận nhiều tòa nhà và văn phòng chưa được quảng cáo công khai, đồng thời so sánh giá và điều kiện hợp đồng một cách nhanh chóng. Hãy chọn những đơn vị môi giới có kinh nghiệm về khu vực bạn muốn thuê và uy tín lâu năm.
Xem xét không gian và tiện ích đi kèm
Một văn phòng giá thuê tốt chưa chắc là lựa chọn tối ưu nếu không gian hoặc tiện ích hạn chế. Hãy cân nhắc:
Ánh sáng tự nhiên, thông gió, điều hòa
Phòng họp, khu vực tiếp khách, bãi đỗ xe
Tiện ích đi kèm: lễ tân, bảo vệ, dọn dẹp
Một văn phòng đầy đủ tiện ích giúp tăng hiệu suất làm việc mà vẫn giữ chi phí hợp lý.
Kết luận
Tìm văn phòng cho thuê giá tốt đòi hỏi sự chuẩn bị, nghiên cứu và kỹ năng thương lượng. Áp dụng 7 bí quyết trên, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng tìm được không gian làm việc hiệu quả với chi phí hợp lý.
Nếu bạn muốn tham khảo thêm các lựa chọn văn phòng hiện đại, tiện nghi, có thể xem qua Gems Office – nơi nhiều doanh nghiệp SME và startup đã tìm thấy giải pháp văn phòng phù hợp.
