Kinh tế biến động kéo theo giá thuê mặt bằng và chi phí vận hành liên tục leo thang. Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là startup và SME, việc duy trì một văn phòng truyền thống ở vị trí đắc địa đang trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.
Trong bối cảnh đó, mô hình văn phòng chia sẻ (coworking space) được xem là lời giải giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát chi phí, vừa giữ được môi trường làm việc chuyên nghiệp. Theo báo cáo của Statista, quy mô thị trường văn phòng chia sẻ toàn cầu dự kiến đạt 24 tỷ USD vào năm 2030, cho thấy xu hướng này sẽ còn tăng trưởng mạnh mẽ.
Văn phòng chia sẻ là gì?
Văn phòng chia sẻ là mô hình không gian làm việc nơi nhiều doanh nghiệp, nhóm hoặc cá nhân cùng sử dụng cơ sở hạ tầng và tiện ích. Tùy nhu cầu, người dùng có thể thuê chỗ ngồi linh hoạt (hot desk), bàn cố định (dedicated desk) hoặc phòng riêng (private office).
Điểm khác biệt nổi bật so với văn phòng truyền thống:
-
Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư ban đầu cho nội thất, trang thiết bị, dịch vụ hỗ trợ.
-
Linh hoạt hợp đồng: Có thể thuê theo giờ, ngày, tháng hoặc dài hạn.
-
Tiện ích đầy đủ: Internet tốc độ cao, phòng họp, pantry, lễ tân, khu tiếp khách.
-
Cộng đồng kết nối rộng: Môi trường tương tác với nhiều ngành nghề khác nhau.
Tại Việt Nam, các nhà cung cấp như Gems Office còn kết hợp thêm yếu tố vị trí trung tâm, không gian thiết kế hiện đại và đa dạng gói dịch vụ, giúp mô hình này phù hợp từ freelancer, startup đến doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Chiến lược tối ưu chi phí khi sử dụng văn phòng chia sẻ
Chọn gói dịch vụ phù hợp nhu cầu
Phân tích kỹ:
-
Số lượng nhân sự
-
Tần suất sử dụng văn phòng
-
Nhu cầu họp và tiếp khách
Ví dụ: Nếu đội ngũ thường xuyên làm việc từ xa, lựa chọn gói hot desk sẽ tối ưu chi phí hơn so với thuê phòng cố định.
Kết hợp mô hình làm việc hybrid
Làm việc tại nhà hoặc ở các địa điểm linh hoạt kết hợp với văn phòng chia sẻ vào những ngày cần gặp mặt trực tiếp. Mô hình này giúp:
-
Giảm chi phí thuê dài hạn
-
Tận dụng tối đa thời gian tại văn phòng để họp, đào tạo, ký kết
Tận dụng tiện ích chung
Các dịch vụ như:
-
Phòng họp trang bị màn hình, hệ thống hội nghị trực tuyến
-
Khu pantry, coffee bar
-
Dịch vụ lễ tân và hỗ trợ hành chính
… đều được bao gồm trong phí thuê, giúp tiết kiệm đáng kể so với việc đầu tư riêng.
Lựa chọn vị trí chiến lược
Vị trí văn phòng quyết định lớn đến:
-
Chi phí di chuyển
-
Thời gian tiếp cận khách hàng
-
Ấn tượng khi gặp đối tác
Thương lượng hợp đồng dài hạn
Mặc dù mô hình này linh hoạt, nhưng nếu doanh nghiệp đã xác định gắn bó, việc ký hợp đồng 6–12 tháng thường giúp:
-
Được ưu đãi giá tốt hơn
-
Giữ cố định vị trí yêu thích
-
Hạn chế biến động chi phí
Lợi ích ngoài chi phí
Cơ hội kết nối cộng đồng
Môi trường làm việc đa ngành nghề tạo điều kiện để:
-
Kết nối đối tác tiềm năng
-
Trao đổi kinh nghiệm
-
Hình thành cơ hội hợp tác kinh doanh
Không gian sáng tạo & khuyến khích hiệu suất
Thiết kế mở, ánh sáng tự nhiên, nội thất hiện đại giúp:
-
Tăng cảm hứng làm việc
-
Giảm căng thẳng
-
Thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới
Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp
Tiếp khách tại một văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp tạo thiện cảm mạnh ngay từ lần đầu gặp gỡ, đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp đang xây dựng thương hiệu.
Kết luận
Trong giai đoạn bão giá, việc kiểm soát chi phí vận hành là yếu tố sống còn. Văn phòng chia sẻ không chỉ giúp giảm áp lực ngân sách, mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, linh hoạt và giàu kết nối.
Nếu bạn đang cân nhắc áp dụng mô hình này, hãy tham khảo thêm các không gian văn phòng chia sẻ uy tín trên thị trường để tìm phương án phù hợp. Những đơn vị như Gems Office có thể là ví dụ điển hình về việc kết hợp giữa vị trí thuận tiện, tiện ích đầy đủ và mô hình giá linh hoạt, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững trong mọi bối cảnh.