Chi phí thuê văn phòng dạng “nổi” thường dễ đo lường
Gọi là “chi phí nổi” bởi nó là những chi phí được đề cập rất rõ ràng trong hợp đồng cho thuê hoặc nói rõ trong các cuộc họp hoặc bàn bạc trực tiếp. Những chi phí này bao gồm:
- Tiền thuê văn phòng: Đây là chi phí rõ ràng và quan trọng nhất được ghi trong hợp đồng hoặc thỏa thuận. Thông thường, con số này được tính theo m2 để đảm bảo công bằng cho người cho thuê và khách thuê. Khoản tiền này có thể thanh toán theo tháng, quý hoặc năm tùy theo thỏa thuận của đôi bên và điều khoản trong hợp đồng.
- Phí dịch vụ đi kèm: Đây là khoản chi phí mà bạn cần phải chi trả cho việc sử dụng các dịch vụ tiện ích của tòa nhà nơi bạn đặt văn phòng, cụ thể như: chi phí lễ tân, an ninh, vệ sinh, điện, nước, chiếu sáng hành lang, thang máy, cây xanh, cảnh quan…
- Thuế VAT: 10% trên tổng giá trị
- Chi phí điều hòa: Ở các khối tòa nhà văn phòng, điều hòa thường là hệ thống điều hòa trung tâm. Bởi vậy, bạn cần phải thanh toán loại chi phí phát sinh này. Ở các tòa nhà cao cấp, dạng chi phí thuê văn phòng này được xếp vào chi phí dịch vụ đi kèm. Tuy nhiên, đối với các tòa nhà hạng C, bạn cần thanh toán riêng loại chi phí này.
- Chi phí hoàn trả mặt bằng: Trong tất cả các hợp đồng cho thuê văn phòng đều sẽ có điều khoản về loại chi phí này. Cụ thể là, khi người thuê chấm dứt hợp đồng thì phải chịu chi phí hoàn trả mặt bằng trừ các khoản hao mòn hợp lý.
Những chi phí thuê văn phòng ở dạng “chìm”
Chi phí làm ngoài giờ:
Nhiều đơn vị thuê văn phòng có thể ở lại làm ngoài giờ hành chính khiến cho các hệ thống tiện ích như thang máy, điều hòa trung tâm,..vẫn phải hoạt động. Giá thành của chi phí này không có mức cố định. Tùy theo từng tòa nhà, sẽ có tòa nhà thu, tòa nhà không thu. Do vậy, doanh nghiệp cần thương thảo trước với chủ đầu tư về chi phí này vì nó là một phần không hề nhỏ trên tổng chi phí. Hoặc cụ thể hơn, bạn có thể đề nghị một mức chi phí làm thêm giờ hợp lý. Nếu muốn tiết kiệm, bạn cũng có thể bàn bạc với đơn vị kỹ thuật của tòa nhà tự lắp thêm điều hòa cục bộ để giảm thiểu loại chi phí này.
- Có rất nhiều cách tính toán chi phí ngoài giờ, nhưng thông thường nó được tính theo 3 cách: Tính theo văn phòng/ giờ
- Tính theo diện tích thuê/ giờ
- Tính theo thiết bị/ giờ.
Chi phí đỗ ô tô, xe máy:
Đây là một chi phí không hề nhỏ nhưng tùy theo từng tòa nhà hoặc từng thời điểm khi đăng ký chọn thuê văn phòng, bạn sẽ được miễn phí hoặc không. Do vậy, khi tiến hành khảo sát thị trường văn phòng, bạn cần để ý chi phí này xem tòa nhà mình thuê có chính sách ưu đãi miễn phí hay không. Nếu không, hãy đưa nó vào hợp đồng thuê để rõ ràng, minh bạch.
Chi phí phát sinh trong thời gian thi công, thiết kế lại văn phòng:
Thông thường, các văn phòng thường sẽ không tính phí trong giai đoạn này. Tuy nhiên, họ vẫn phải thu những khoản phí dịch vụ như đã nói ở trên. Với mỗi tòa nhà khác nhau sẽ thu một mức giá khác nhau. Điển hình, văn phòng hạng A và B thường thu từ 4 – 6 USD /m2 /tháng. Nhà hạng C chỉ thu trên dưới 1 USD /m2 /tháng. Nhưng cũng có những tòa nhà chỉ thu tiền điện tiêu thụ theo công tơ điện.
Cách tìm văn phòng có chi phí thuê hợp lý và chất lượng tốt
Thông thường, sẽ có 3 phương pháp phổ biến nhất để tìm thuê văn phòng phù hợp
- Thứ nhất là khảo sát thực tế. Đầu tiên, bạn cần xác định khu vực mà mình muốn đặt trụ sở công ty. Sau đấy, bạn cần trực tiếp đi khảo sát thị trường văn phòng quanh khu vực để tìm vị trí phù hợp. Cuối cùng, bạn tìm cách thức liên hệ với chủ tòa nhà văn phòng cho thuê và tiến hành xem xét kỹ lưỡng hơn. Cách này rất thực tế, xác nhận thông tin chính xác tuy nhiên mất rất nhiều thời gian và công sức.
- Thứ hai là bạn có thể dựa vào mối quan hệ với người thân, bạn bè để tìm kiếm thông tin về thị trường văn phòng cho thuê
- Hai cách đầu là hai cách truyền thống nhất nhưng lại có bất tiện nhất. Hiện nay, để dễ dàng tìm được văn phòng cho thuê ưng ý trong thời gian ngắn nhất thì Vanphongre.vn khuyên bạn nên lựa chọn trang đăng tin tin cậy để tìm kiếm, chẳng hạn như Vanphongre.vn – kênh đăng tin số 1 Việt Nam. Chỉ với một vài từ khóa đơn giản như “Cho thuê văn phòng Phố Dịch Vọng Hậu”, “Cho thuê văn phòng tòa nhà Time Tower”,…sẽ có hàng trăm kết quả hiện ra phù hợp với yêu cầu của bạn.