Việc tìm văn phòng cho doanh nghiệp đòi hỏi sự đánh giá kỹ lưỡng ngay từ những bước đầu tiên: đi xem văn phòng. Đây không chỉ là một chuyến tham quan, mà còn là cách để kiểm tra tất cả những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động và hình ảnh doanh nghiệp. Vậy khi đi xem văn phòng, cần mang theo những gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một checklist chi tiết, thực tế và dễ áp dụng.
1. Bản Checklist Giấy Hoặc Sổ Tay Ghi Chép
Mang theo sổ ghi chép hoặc bản in checklist giúp bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Có thể chia cột để ghi: Ưu điểm – Nhược điểm – Câu hỏi cần hỏi – Cảm nhận tổng thể.
Gợi ý checklist cơ bản:
- Vị trí – giao thông
- Diện tích – layout
- Ánh sáng – thông gió
- Hệ thống điện, điều hòa
- Nhà vệ sinh – thang máy
- Giá thuê – chi phí ẩn
- Chính sách hợp đồng
2. Thiết Bị Ghi Hình: Điện Thoại Hoặc Máy Ảnh
Hình ảnh giúp bạn so sánh các văn phòng sau khi đi xem. Hãy chụp:
- Tổng thể không gian
- View cửa sổ, hướng sáng
- Khu vệ sinh, hành lang, khu vực chung
- Bãi xe và sảnh tòa nhà
Lưu ý: Hỏi trước nhân viên quản lý về việc chụp ảnh, tránh vi phạm quy định nội bộ.
3. Thước Đo (Thước Cuộn hoặc App AR)
Dù nhiều tòa nhà có bản vẽ layout, việc đo lại thực tế vẫn rất cần thiết để xác minh:
- Diện tích sử dụng thực tế
- Chiều cao trần
- Chiều rộng cửa ra vào (để đưa nội thất)
- Kích thước phòng họp, khu pantry
4. Câu Hỏi Soạn Sẵn Để Hỏi Chủ Đầu Tư/Quản Lý Tòa Nhà
Bạn nên soạn trước 10–15 câu hỏi để làm rõ thông tin. Ví dụ:
- Tòa nhà có bao nhiêu thang máy, thời gian chờ trung bình?
- Hệ thống điều hòa: VRV hay cục bộ? Giờ hoạt động?
- Thời gian được làm việc ngoài giờ có bị tính phí không?
- Phí dịch vụ bao gồm những gì?
- Chi phí gửi xe máy, ô tô?
- Chính sách tăng giá theo năm?
- Có hỗ trợ setup nội thất không?
5. Hồ Sơ Doanh Nghiệp Cơ Bản (Nếu Cần Ký Chốt Cọc Nhanh)
Trong một số trường hợp, nếu bạn cần giữ chỗ hoặc đặt cọc nhanh, hãy chuẩn bị:
- Bản scan đăng ký kinh doanh
- CMND/CCCD người đại diện
- Mẫu dấu công ty (nếu có)
Việc chuẩn bị trước sẽ giúp thương lượng thuận lợi và thể hiện sự chuyên nghiệp.
6. Người Cùng Tham Gia Xem Mặt Bằng
Nên đi cùng 1–2 người có kinh nghiệm, hoặc người sẽ trực tiếp làm việc tại văn phòng để đưa ra đánh giá đa chiều:
- Kỹ thuật: để xem hệ thống điện, trần, điều hòa…
- Quản lý vận hành: để đánh giá tính khả thi khi chuyển văn phòng
- Thiết kế (nếu có): giúp ước lượng chi phí decor về sau
7. Dụng Cụ Kiểm Tra Tiện Nghi Cơ Bản
Nếu bạn muốn kỹ lưỡng hơn, có thể mang:
- Máy đo độ sáng (lux meter) để kiểm tra ánh sáng tự nhiên
- Ổ cắm thử để kiểm tra nguồn điện
- Dây mạng test internet (nếu có sẵn hạ tầng)
8. Kế Hoạch Setup Và Phân Bổ Không Gian Dự Kiến
Hãy chuẩn bị bản phân bố sơ bộ:
- Bao nhiêu nhân viên?
- Cần mấy phòng họp? Bao nhiêu chỗ ngồi?
- Có cần quầy lễ tân, khu tiếp khách, pantry không?
Điều này giúp bạn đánh giá layout có phù hợp không, tránh chọn văn phòng quá lớn hoặc quá nhỏ.
9. So Sánh Với Các Phương Án Khác
Nếu bạn xem từ 3 tòa nhà trở lên, hãy có bảng so sánh điểm mạnh – điểm yếu từng vị trí:
| Tiêu chí | Văn phòng A | Văn phòng B | Văn phòng C |
|---|---|---|---|
| Giá thuê | |||
| Vị trí | |||
| Layout phù hợp | |||
| Hệ thống điều hòa | |||
| Chính sách ưu đãi |
10. Tâm Lý Sẵn Sàng Đàm Phán
Chuẩn bị tinh thần và thông tin để đàm phán tốt hơn:
- Tìm hiểu giá thị trường khu vực đó
- Có sẵn 1–2 phương án thay thế để không bị ép giá
- Biết thời điểm tòa nhà đang có nhiều mặt bằng trống là thời cơ tốt
11. Thông Tin Liên Hệ Ghi Rõ – Hẹn Lịch Xem Trước
Đừng quên ghi rõ:
- Người liên hệ – số điện thoại
- Giờ hẹn cụ thể
- Tên tòa nhà, địa chỉ chính xác
- Cách di chuyển, gửi xe
Điều này giúp chuyến đi không bị trễ hoặc nhầm địa điểm.
12. Thiết Bị Cá Nhân Khác
- Nước uống (nếu đi nhiều nơi trong ngày)
- Quần áo gọn gàng, giày dễ đi lại
- Sạc dự phòng, tai nghe bluetooth (nếu cần gọi qua video)
Tổng Kết
Đi xem văn phòng không đơn giản là “xem có đẹp không”. Đó là bước quan trọng giúp doanh nghiệp chọn đúng không gian – đúng ngân sách – đúng mục tiêu phát triển. Với checklist 12 mục trên, bạn sẽ:
✅ Tránh thiếu sót khi so sánh nhiều địa điểm
✅ Đàm phán tự tin hơn nhờ chuẩn bị kỹ
✅ Tiết kiệm thời gian, công sức và ngân sách decor
TIP: Nếu bạn đang tìm văn phòng khu vực Hà Nội & TP.HCM, hãy theo dõi fanpage Gems Office hoặc truy cập gemsoffice.vn để nhận danh sách trống mới nhất!