Chi phí thuê văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ càng trước khi đưa ra quyết định thuê. Hiểu rõ được các loại chi phí phát sinh trong quá trình thuê và vận hành không gian văn phòng giúp bạn kiểm soát chi phí, giảm thiểu căng thẳng do bội chi ngân sách và tối ưu lựa chọn thuê.
Bài viết sau Gems Office sẽ chia sẻ cụ thể để bạn hiểu rõ các loại chi phí thuê văn phòng thường phát sinh trong thực tế:
1. Tiền thuê văn phòng cơ bản
Đây là chi phí hàng tháng cố định bạn phải trả cho chủ sở hữu văn phòng. Chi phí này thường được tính theo đơn vị diện tích, thanh toán theo quý hoặc tùy thuộc vào điều khoản hợp đồng đã thống nhất giữa 2 bên.
2. Phí quản lý dịch vụ thông thường
Chi phí cố định khác là phí quản lý dịch vụ. Khoản phí này nhằm tài trợ cho dịch vụ quản lý tòa nhà, an ninh 24/7, vệ sinh, chiếu sáng và điều hòa khu vực chung, vận hành thang máy, diệt côn trùng định kỳ, và các dịch vụ, tiện ích tòa nhà sử dụng chung khác.
3. Phí quản lý dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
Sau khi ký kết hợp đồng thuê, doanh nghiệp sẽ cần thiết kế và thi công nội thất. Trong thời gian này, thông thường sẽ miễn phí thuê văn phòng và bên thuê chỉ cần thanh toán phí dịch vụ tùy thuộc vào xếp hạng tòa nhà và chính sách của từng chủ mặt bằng.
4. Thuế VAT thuế suất 10% theo quy định
5. Tiền đặt cọc
Khoản đặt cọc được thu để đảm bảo trách nhiệm thực hiện đầy đủ các điều khoản hợp đồng giữa bên thuê và cho thuê, thông thường là từ 1-3 tháng thuê. Tiền đặt cọc sẽ được hoàn lại đầy đủ sau khi giao kết hợp đồng kết thúc và hai bên thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của mình.
6. Tiền điện điều hòa
Tùy theo mô hình văn phòng cho thuê và từng tòa nhà để xác định tiền điện điều hòa đã bao gồm trong giá thuê hay chưa. Chi phí này thường được đo đạc theo đồng hồ riêng, áp dụng giá điện do Công ty điện lực cung cấp.
7. Tiền điện chiếu sáng và thiết bị tiêu thụ văn phòng
Hàng tháng, bên cho thuê sẽ gửi hóa đơn chi tiết theo lượng điện năng tiêu thụ thực tế và bên cho thuê có thể thu hộ quý khách hàng và làm đầu mối thanh toán để tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
9. Phí làm thêm ngoài giờ
Nếu có nhu cầu làm ngoài giờ hành chính, bạn cần xác định rõ các chi phí phát sinh có thể phải thanh toán cho chủ tòa nhà như tiền điện chiếu sáng và tiêu thụ văn phòng và khu vực chung, tiền điện điều hòa, tiền nước, tiền lương của nhân viên vận hành ngoài giờ.
Các đơn vị cho thuê sẽ dựa vào số giờ làm thêm ngoài giờ, hoặc diện tích thuê hay chi phí vận hành các tổ máy điều hòa để tính toán chi phí làm thêm này.
Tại Gems Office bạn có thể thoải mái, yên tâm làm việc ngoài giờ và chỉ phải trả với mức phí thấp.
10. Chi phí hoàn trả mặt bằng
Doanh nghiệp cần lưu ý loại chi phí phát sinh để hoàn trả mặt bằng nguyên trạng như trước khi thuê bao gồm chi phí phá dỡ, dọn dẹp và thu hồi các vách ngăn, nội thất văn phòng đã mua sắm và lắp đặt trước đó, trừ khi trong hợp đồng có điều khoản khác. Đây là một lưu ý mà doanh nghiệp cần thảo luận trước khi ký hợp đồng.
11. Kỳ điều chỉnh tăng giá
Thông thường hợp đồng thuê sẽ bao gồm điều khoản tăng giá văn phòng mỗi 1-2 năm/lần tùy theo biến động giá cả trên thị trường. Mức tăng tối đa không vượt quá 5-10% tùy xếp hạng tòa nhà và chính sách điều chỉnh.
Tuy nhiên, các chủ mặt bằng cũng rất linh hoạt trong việc cân nhắc tăng giá tùy vào tình trạng thực tế của từng khách hàng.
Để được tư vấn miễn phí và trợ giúp việc thuê văn phòng một cách nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu của đơn vị xin vui lòng liên hệ hotline: 086.590.1586.